Aufbewahrungsfristen
Welche Belege müssen ins Archiv?
Häufig wird der Jahreswechsel genutzt, um Belege, Quittungen und Rechnungen zu ordnen. Aber nicht alles, was sich über die Jahre angesammelt hat, darf vernichtet werden. Ein Unternehmer muss beispielsweise Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde usw.
Zu Beginn des Jahres 2012 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:
• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2001
• Inventare, die bis 31.12.2001 oder früher aufgestellt worden sind
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2001 oder früher aufgestellt worden sind
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2005 oder früher eingegangen sind
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2005 oder früher abgesandt wurden.
Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege grundsätzlich nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides. Steuerzahler mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr müssen Unterlagen und Belege, die mit solchen Einnahmen in Verbindung stehen, sechs Jahre lang aufbewahren. Betroffen von dieser Regelung sind alle Steuerzahler, die positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit und sonstige Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr erzielen.
Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden.
Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen zurückbehalten werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.
