3.2 Das eigene Auto für betriebliche Fahrten
Was passiert eigentlich, wenn Sie im Auftrag des Arbeitgebers mit dem eigenen Pkw unterwegs sind? In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Kosten für die Fahrt erstatten, und zwar ohne dass dafür Steuern bezahlt werden müssen. Hierbei handelt es sich um sogenannten Auslagenersatz, der grundsätzlich steuerfrei ist.In der Regel wird der Arbeitgeber die sogenannte Fahrtkostenpauschale für Dienstreisen erstatten. In diesem Fall zahlt er dem Arbeitnehmer, der sein eigenes Auto benutzt, pro gefahrenen Kilometer 0,30 Euro. (Wer mit dem Motorrad fährt, erhält 0,13 Euro. Mopedfahrer erhalten 0,08 Euro und Fahrradfahrer 0,05 Euro je Kilometer.) Wenn Sie Kollegen mitnehmen, kann der Arbeitgeber zusätzlich pro Mitfahrer 0,02/0,01 Euro (Autonutzung/Motorradnutzung) je Kilometer erstatten. Im Gegensatz zu den Fahrten zur Arbeit zählt hier jeder gefahrene volle Kilometer, also Hin- und Rückfahrt.
Wenn der Arbeitgeber von der Fahrtkostenpauschale keinen Gebrauch macht, kann er dem Arbeitnehmer auch die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten. Das ist allerdings recht aufwändig, denn die entstandenen Kosten müssen genau ermittelt werden. Das geschieht, indem zunächst die Gesamtkosten des Fahrzeugs errechnet werden.
Die Gesamtkosten errechnen sich aus:
Benzinkosten (Tankquittungen)
+ Reparaturrechnungen und Ersatzteile (ohne Unfallkosten)
+ Kfz-Versicherung
+ Kfz-Steuer
+ Miete der Garage
+ Inspektionskosten
+ sonstige Kosten (Wagenpflege, TÜV)
+ Zinsen für Anschaffungskredit
+ Abschreibungssatz in Höhe von 16,67 Prozent der Anschaffungskosten
_________________
= Gesamtkosten
Zusätzlich muss der Arbeitnehmer nachweisen, wie viele Kilometer er insgesamt pro Jahr gefahren ist und wie viele davon im Auftrag des Arbeitgebers. Aus diesen Angaben kann man den Kostensatz pro Kilometer errechnen, nämlich durch: Gesamtkosten / Jahresfahrleistung.
Um zu ermitteln, bis zu welchem Betrag der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei ersetzen kann, rechnet man nun noch: Kostensatz x Kilometer für den Arbeitgeber.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat festgestellt, dass sein Auto Gesamtkosten in Höhe von 7.500 Euro im Jahr verursacht hat. Er kann diese Gesamtkosten auch nachweisen, denn er hat die entsprechenden Rechnungen und jeden Beleg aufbewahrt. Er ist in einem Jahr 20.000 Kilometer gefahren. Von diesen 20.000 Kilometern war er 1.000 Kilometer für den Betrieb unterwegs. Damit ergibt sich ein Kostensatz von 7.500 / 20.000 = 0,375 Euro pro Kilometer. Der Arbeitgeber kann ihm daher 0,375 Euro x 1.000 = 375 Euro steuerfrei erstatten.
Hinweis: Wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Kosten ersetzt, kann die Differenz zwischen den ersetzten Kosten und der für Reisekosten geltenden Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden.
